Eventlocations
Die All-in-One Software für Eventlocations
Vom ersten Ticketverkauf bis zum letzten Gast: GASTROSPACE bündelt Ticketing, Veranstaltungsmanagement, Besucherkommunikation und Kapazitätsplanung in einem System – damit jede Veranstaltung ausverkauft, organisiert und profitabel ist.
Die Herausforderungen, die Umsatz kosten.
Eine Eventlocation jongliert ständig mehrere Veranstaltungen, Formate und Mietanfragen gleichzeitig – und an jedem dieser Punkte droht ein Fehler, der eine ganze Veranstaltung kosten kann.
Ticketverkauf über fremde Plattformen
Hohe Gebühren, kein direkter Kontakt zu Besuchern und Daten, die der Location nicht gehören.
Veranstaltungen werden zur Belastungsprobe
Konzert am Freitag, Firmenfeier am Samstag, Mietanfrage für Sonntag – jede in einer anderen Tabelle.
Besucherkommunikation ist Handarbeit
Einlasszeiten, Lagepläne, Programmänderungen – Hunderte Besucher müssen informiert werden.
Kapazitäten werden falsch geplant
Über- oder Unterbuchung, falsch eingeschätzte Bereiche, Sicherheitsgrenzen übersehen.
Vermietungsanfragen versanden
Anfragen für private Feiern kommen über drei Kanäle, werden zu spät beantwortet – und gehen an die Konkurrenz.
Kein Gesamtbild über Auslastung und Ertrag
Welches Format trägt sich? Welche Veranstaltung war profitabel? Ohne Auswertung bleibt es Schätzung.
Das System, das den Unterschied macht.
Ticketverkauf in eigener Hand
Tickets direkt über deine Website – mit Kategorien, Kontingenten, Frühbucherphasen und vollem Zugriff auf Besucherdaten.
Alle Veranstaltungen in einer Übersicht
Konzert, Firmenfeier, Tagung oder private Vermietung – jede zentral angelegt, mit Kapazität, Programm und Status.
Besucher automatisch auf dem Laufenden
Bestätigungen, Erinnerungen, Einlasszeiten und kurzfristige Hinweise gehen automatisiert an alle Ticketinhaber.
Kapazitäten sicher im Griff
Kapazitätsgrenzen pro Bereich und Veranstaltung werden beim Verkauf automatisch berücksichtigt.
Vermietungsanfragen, die nicht verloren gehen
Anfragen laufen zentral ein, werden mit Verfügbarkeitskalender abgeglichen und strukturiert bearbeitet.
Volle Transparenz pro Veranstaltung
Reporting zeigt Ticketverkäufe, Auslastung und Ertrag pro Veranstaltung und Format.
Ein Tag — Vorher vs. Nachher
Vorher
- ·Ticketing über externe Plattform, Gebühren und keine Besucherdaten.
- ·Drei Veranstaltungen, drei Tabellen, eine unübersichtliche E-Mail-Flut.
- ·Programmänderung kurzfristig – Besucher müssen einzeln informiert werden.
- ·Mietanfrage bleibt zwei Tage liegen, Interessent springt ab.
- ·Nach dem Event: Auslastung und Ertrag nur grob bekannt.
Mit GASTROSPACE
- Eigenes Ticketing live, alle Daten im eigenen System.
- Alle Veranstaltungen in einer zentralen Übersicht mit Status und Kapazität.
- Programmänderung mit einem Klick an alle Ticketinhaber.
- Mietanfrage zentral, sofort mit Verfügbarkeitskalender beantwortet.
- Nach dem Event: Report mit Verkäufen, Auslastung und Ertrag pro Format.
Beliebte Funktionen
Event-Ticketing
Eigener Ticketverkauf mit Kategorien, Kontingenten und Frühbucherphasen.
Veranstaltungsmanagement
Zentrale Verwaltung mit Kapazität, Programm und Status.
Marketing Automation
Automatisierte Besucherkommunikation: Bestätigungen, Erinnerungen, Hinweise.
Vermietungs-Verwaltung
Verfügbarkeitskalender und strukturierte Bearbeitung von Mietanfragen.
CRM
Besucher- und Kundendaten für Wiederbuchungen und Direktvermarktung.
Reporting
Auslastung, Verkäufe und Ertrag pro Veranstaltung und Format.
Vorteile für Betreiber
Mehr Umsatz
Höhere Marge durch eigenes Ticketing und mehr abgeschlossene Vermietungen.
Weniger Aufwand
Alle Veranstaltungen und die Besucherkommunikation in einem System.
Bessere Auslastung
Kapazitätsplanung und gezielte Bewerbung sorgen für volle, sichere Veranstaltungen.
Mehr Zufriedenheit
Besucher sind jederzeit informiert – von der Bestätigung bis zur Einlasszeit.
Praxisbeispiel
Eventlocation „Halle 7“ – bis zu 800 Plätze, ca. 12 Veranstaltungen/Monat
Ausgangslage: Ticketing über externe Plattform, Veranstaltungen in mehreren Tabellen, Besucherkommunikation per Hand, Mietanfragen über verteilte Kanäle.
- Eigenes Ticketing: bei ~6.000 Tickets/Monat ein deutlicher vierstelliger Mehrertrag.
- Bearbeitungszeit für Mietanfragen von 2 Tagen auf unter 4 Stunden, Abschlussquote +31 %.
- Automatisierte Besucherkommunikation spart mehrere Stunden pro Veranstaltung.
- Durchschnittliche Auslastung von 74 % auf 86 % gesteigert.
Beispielrechnung zur Veranschaulichung typischer Effekte.
Häufige Fragen
Kann ich Tickets ohne externe Plattform verkaufen?
Ja, GASTROSPACE bietet eigenes Ticketing mit vollem Zugriff auf deine Besucherdaten und ohne hohe Gebühren.
Kann ich mehrere Veranstaltungen parallel verwalten?
Ja, alle Veranstaltungen laufen in einer zentralen Übersicht mit eigener Kapazität, Programm und Status.
Wie informiere ich Besucher über kurzfristige Änderungen?
Über die automatisierte Kommunikation erreichst du alle Ticketinhaber mit einem Klick per E-Mail und SMS.
Werden Kapazitätsgrenzen automatisch berücksichtigt?
Ja. Kapazitäten pro Bereich und Veranstaltung werden hinterlegt und beim Verkauf eingehalten.
Kann ich private Vermietungen abbilden?
Ja, Mietanfragen laufen zentral ein und werden mit Verfügbarkeitskalender bearbeitet.
Lassen sich verschiedene Ticketkategorien anlegen?
Ja, von Stehplatz über Sitzplatz bis VIP – inklusive Kontingenten und Frühbucherphasen.
Sehe ich in Echtzeit, wie viele Tickets verkauft sind?
Ja, Verkaufszahlen und Auslastung sind jederzeit live einsehbar.
Kann ich wiederkehrende Veranstaltungsreihen anlegen?
Ja, Formate und Reihen lassen sich vorlagenbasiert wiederverwenden.
Bleiben mir die Besucherdaten erhalten?
Ja, alle Daten liegen in deinem CRM und stehen für künftige Veranstaltungen zur Verfügung.
Kann ich den Einlass digital abwickeln?
Ja, Tickets werden am Eingang per QR-Code geprüft.
Wie behalte ich den Überblick über die Profitabilität?
Das Reporting zeigt Verkäufe, Auslastung und Ertrag pro Veranstaltung und Format.
Eignet sich das System für Eigen- und Fremdveranstaltungen?
Ja, eigene Events und vermietete Veranstaltungen werden parallel im selben System verwaltet.
Bereit, deinen Betrieb leichter zu machen?
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